Содержание и форма вашего письма во многом будет зависеть от характера, цели письма и от того, к кому оно обращено. Наиболее четко различаются деловая переписка и персональная. Структура этих писем примерно одинакова, но к деловым письмам предъявляются четкие требования, нарушать которые нельзя. Поэтому мы подробно рассмотрим именно правила написания официально — деловых писем на английском языке, которые представляют наибольшую сложность для отправителя.

С давних пор деловое письмо является важнейшим инструментом в предпринимательской и коммерческой деятельности. На сегодняшний день деловое письмо- это средство обмена информацией в виде официального документа, который может содержать предложение, подтверждение, поручение, претензию, поздравление… и соответственно ответы на них. Учимся писать письма на английском языке При написании официальных писем нужно учитывать то, что деловая переписка сильно отличается от личной переписки. Существует определенные и неизменные каноны написания деловых писем, соблюдение которых является обязательным. Деловые письма должны быть безупречны во всех смыслах. Даже самое незначительное пренебрежение правилами может сделать его недействительным.

Деловое письмо отличается четкой структурой, а также определенным набором реквизитов. Оно характеризуется такими признаками как ясность, лаконичность, логическая последовательность, официальность, нейтральность, завершенность, стандартизированность, отсутствие эмоциональной окрашенности. Отсутствуют просторечные, жаргонные выражения, модальные глаголы, междометия, имена с суффиксами субъективной оценки. Официально — деловой язык обеспечивает объективное отношение к излагаемым фактам, лишает эмоциональности и субъективности, а также отражает логическую последовательность текста. Смысловая точность также является одним из важнейших условий в написании делового письма.

В официально-деловой переписке используются множество различных речевых клише, которые служат для предотвращения двусмысленности текста. Набор стандартных фраз-клише был разработан в результате долголетней практики деловой переписки. Они помогают конкретнее и лаконичнее выражать мысли. Такие конструкции существенно облегчают и ускоряют составление письма, так как вам не нужно тратить время на подбор правильных, соответствующих ситуации формулировок. Имея в распоряжение набор готовых фраз — клише, вы сможете без особых трудностей составить деловое письмо по аналогии.

Структура письма на английском языке

Итак, приступим непосредственно к изучению структуры делового письма и списка стандартизированных фраз — клише. Весь текст делового письма четко разбит на смысловые абзацы. Красная строка не употребляется. Обычно для написания подобного письма используется фирменный бланк, на котором указаны все необходимые реквизиты фирмы отправителя (эмблема фирмы, название, почтовый и телеграфный адрес, телефон, факс, банковские реквизиты).

Примерная структура письма может выглядеть следующим образом:

1. Адрес отправителя (sender"s address);
2. Дата (date);
3. Адрес получателя (inside address);
4. Обращение (salutation);
5. Вступление (opening sentence);
6. Основной текст (body of the letter);
7. Заключение (closing sentence);
8. Заключительная вежливая фраза (complimentary close) ;
9. Подпись отправителя (signature);
10. Приложение (enclosure).

Разберем каждый пункт более подробно

1. Адрес отправителя (sender"s address) пишется обычно в верхнем правом углу. Не исключено написание адреса и в верхнем левом углу. Последовательность написания адреса имеет большое значение. Сначала следует указать номер дома с названием улицы, через запятую номер квартиры. На следующей строке указывается город с почтовым индексом, на следующей строке — страна.

17 Hillside Road, Apt. 12
London W13HR
England
5 Nelson Street, Apt. 5
Chicago 19 200
USA

2. Дата (date) указывается ниже, сразу после адреса. Точка после адреса не ставится. Существует несколько вариантов оформления:

3. Адрес получателя (inside address) пишется в той же последовательности что и адреса отправителя, но ниже с левой стороны.

4. Форма обращения (salutation) будет зависеть от того насколько вам знакомо лицо, к которому вы обращаетесь и конечно же от пола.

К незнакомым людям применяются выражения:
(Dear) Sir, — (Уважаемый)Сэр/Господин,
(Dear) Madam, — (Уважаемая) Госпожа/Мадам,
Gentlemen, — Господа,

К мало знакомым людям:
Dear Mr. Winter,-Уважаемый господин/мистер Винтер,
Dear Miss Winter, — Уважаемая госпожа/ мисс Винтер, (по отношению к не замужней женщине)
Dear Mrs. Winter, — Уважаемая госпожа/ миссис Винтер,(по отношению к замужней женщине)

В полу — официальной переписке можно встретить такие формы как:
Dear Colleague, — Уважаемый коллега,
Dear Editor, — Уважаемый редактор,
Dear Reader, — Уважаемый читатель,

Обращение пишется с левой стороны под адресом получателя и после него ставится запятая.

5. Вступление (opening sentence) это своего рода вводное предложение:
We are writing to enquire about — (Настоящим просим сообщить о… \Нас интересует информация о…).
We are interesting in… and we would like to know… — (Мы заинтересованы в … и хотели бы узнать…).
We acknowledge receipt of your letter dated (date)… — (Подтверждаем получение Вашего письма от…).

6. Основной текст (body of the letter) должен быть составлен в логической последовательности. Как правило, основной текст разбит на несколько абзацев. В первом абзаце следует указать цель или причины вашего письма.

We would like to point out that…- Мы хотели бы обратить ваше внимание на …
I’m writing to let you know that… -Я пишу, чтобы сообщить о …
We are able to confirm to you…- Мы можем подтвердить …
I am delighted to tell you that… -Мы с удовольствие сообщаем о …
We regret to inform you that… -К сожалению, мы вынуждены сообщить вам о…

Во втором абзаце можно указать уже детали и факты, соответствующие обсуждаемой ситуации. Можно задать интересующие вас вопросы или дать свою оценку обсуждаемому вопросу.
I am a little unsure about… -Я немного не уверен в …
I do not fully understand what… -Я не до конца понял…
Could you possibly explain…- Не могли бы вы объяснить…
I am afraid that … -Боюсь, что…
We would also like to inform you … -Мы так же хотели бы сообщить вам о…
Regarding your question about … -Относительно вашего вопроса о…
In answer to your question (enquiry) about …- В ответ на ваш вопрос о…
I also wonder if… -Меня также интересует…

В третьем абзаце можно написать пожелания, предложения, предполагаемые действия для сотрудничества в будущем.
Could you possibly…- Не могли бы вы…
I would be grateful if you could … -Я был бы признателен вам, если бы вы …
I would like to receive…- Я бы хотел получить…
Please could you send me…- Не могли бы вы выслать мне…

В четвертом абзаце нужно написать кульминационное предложение.
I would be delighted to …- Я был бы рад …
I would be happy to… — Я был бы счастлив…
I would be glad to… — Я был бы рад…

7. Заключение (closing sentence) должно содержать благодарность за оказанное вам внимание и намерение продолжить переписку.

I look forward to … — Я с нетерпением жду,
hearing from you soon- когда смогу снова услышать вас
meeting you next Tuesday- встречи с вами в следующий Вторник
seeing you next Thursday -встречи с вами в Четверг
Please acknowledge receipt- (Пожалуйста, подтвердите получение)
Please do not hesitate\ feel free to contact us if you need any further information — (Пожалуйста, без колебаний обращайтесь к нам для получения дополнительной информации)

8. Заключительная вежливая фраза (complimentary close) , также как и обращение, зависит от лица, к которому вы пишете письмо.

Для человека, которого вы знаете, используется фраза: Yours sincerely,
Для незнакомого человека: Yours faithfully,

9. Подпись отправителя (signature) ставится ниже заключительной вежливой фразы. Ниже подписи вы должны указать свое имя и при необходимости должность, которую вы занимаете.

10. Приложения (enclosure) прикладываются в конце письма. Об этом указывается в основном тексте, при помощи обозначения «Enc.».

Для того, что бы вы имели примерное представление, как должно выглядеть деловое письмо в целом, мы приводим для вас пример.

Образец письма на английском языке:

17 Hillside Road, Apt. 12
London W13HR
England
Tel 0186 546 633
Fax 0186 56 556

Vladimir Gross
5 Nelson Street, Apt. 5
Chicago 19 200
USA

I saw your advertisement for a Business Journalist in today’s Guardian newspaper. I am very interested in the job and I think I have many of the necessary skills.

Ашихмина Ирина. Школа №145, Самара, Россия
Сочинение на английском языке с переводом. Номинация Документы, письма, резюме.

A letter of complaint

I am writing to complain about a DVD player I bought online from your company two weeks ago.

Unfortunately, a DVD player has not performed well, because its disc tray keeps getting stuck. I am disappointed, because my new disc is stuck in disc tray and I cannot get it out.

Furthermore, I was waiting for an order more than it should. On the website dates were established from two days to a week, but I waited for two weeks, despite my phone call to your company to say that it was needed last week. When the order came, I was billed the wrong amount.

I should be grateful if your company could send me replacement and money for the moral damage as soon as possible. I look forward that you will deal with this matter.

Yours sincerely,

Irina Ashikhmina

Уважаемый мистер Хант,

Я пишу вам, чтобы пожаловаться на DVD проигрыватель, который я купила он-лайн в вашей компании две недели назад.

К сожалению, DVD проигрыватель сломался, так как его дисковод не выдвигался. Я разочарована, потому что мой новый диск застрял в дисководе, и я не могу его извлечь.

Более того, я ждала заказ более, чем следовало. На вашем сайте были установлены даты- от двух дней до недели, но я ждала в течение двух недель, несмотря на мои звонки в вашу компанию, когда я сказала, что заказ нужен был еще на прошлой неделе. Когда заказ был доставлен, мне был предоставлен неправильный счет.

Я буду очень признательна, если ваша компания вышлет мне замену и деньги за моральный ущерб как можно скорее. Очень надеюсь, что вы решите эту проблему.

С уважением,

В деловой практике и повседневной жизни случаются ситуации, когда необходимо составить письмо-претензию, когда, к примеру, поступил некачественный товар или оказанная услуга возмущает вас.

Подготовка

Перед тем, как сесть за написание подобного письма, прежде всего, убедитесь, что вы объективно правы. Письмо-претензию можно отправить как по электронной почте, так и по факсу, если предмет жалобы несущественный. Если же ситуация серьезная, то лучше отправить ее почтовым письмом, возможно, с уведомлением.

Нужно

1. Соберите всю необходимую информацию. Опишите проблему лаконично, пишите по существу и в четкой логической последовательности.
2. Укажите, какие меры, по вашему мнению, стоит принять, и в какие сроки вы ожидаете их выполнение.
3. Приложите к письму копии всех подтверждающих документов.

Не нужно

1. Независимо от степени вашего возмущения, ни в коем случае нельзя использовать грубость и переходить на личности.
2. Не стоит позволять себе уходить в сторону от основной проблемы, углубляясь в критические замечания в отношении компании и качества ее услуг.
3. Не следует отправлять письмо, не проверив его предварительно на наличие и ошибок.

Составляем письмо

Обращение

• Начните свое письмо с приветствия Dear Mr (or Mrs , Ms , Miss , etc .) Surname .
• Если вам не известно имя человека, к которому вы обращаетесь, начните письмо с Dear Madam или Dear Sir ; если же вам неизвестен пол адресата, используйте Dear Sirs или Dear Sir or Madam .

• Начало письма должно привлечь внимание читателя к раскрываемому вопросу. Например, We are writing to complain about ..., We would like to complain ..., We are writing with reference to Order# ..., We would like to express our dissatisfaction with ... или Thank you for your letter of ...
• Раскройте суть вопроса как можно скорее, указывая причину, по которой вы пишете, в четкой и сжатой манере. Как только вы это сделали, можно добавить несколько деталей и фактов.
• В завершение письма сообщите о своих ожиданиях, например, We would appreciate if you could let us know as soon as possible what actions you suggest taking или We look forward to hearing from you regarding this misunderstanding within the next seven days .

Заключение

Формулировка заключения имеет стандартный формат:

• Если вы знаете человека, которому адресуете письмо, его нужно закончить фразой Yours sincerely .
• Если вы начинаете письмо-претензию обращением Dear Sir или Dear Madam , его необходимо закончить фразой Yours faithfully .
• Ваше имя нужно напечатать под подписью.

И помните: письма-претензии – это не письма-обвинения, они призваны обратить внимание на ошибку или недоразумение и исправить их. Такие письма нужно писать с учетом того, что в большинстве случаев поставщик оборудования или услуги также заинтересован в решении проблемы.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter .

Письмо-жалоба на английском языке, не смотря на негативное содержание, должна быть составлена в укоризненно вежливой форме. Писать жалобы нужно предельно аккуратно, чтобы из смысла письма читателю стало ясно, что вы просто хотите донести до него определённую информацию, а не поругаться.

Образцы писем-жалоб

Давайте рассмотрим примеры таких писем с переводом.

Совет: не забывайте о полагающейся в начале письма форме обращения, подпишите письмо, укажите свой полный адрес, чтобы вам могли прислать ответ. Не забудьте об адресе, даже если вы отсылаете письмо через электронную почту (возможно, вам ответят через обычную).

«Dear Mr. Berkson,

On July 6 I bought a refrigerator at your shop, 30 Park Avenue. Unfortunately, your product has not performed well, it was already broken. I am disappointed because I can’t use it. To resolve the problem I would appreciate if you could make a refund or exchange the product. I look forward to your reply and resolution to my problem.

Давайте изучим перевод данной жалобы.

«Уважаемый Мистер Берксон,

6 июля я купил холодильник в Вашем магазине, располагающемся на Парк Авеню 30. К сожалению, Ваш товар не работал, он уже был сломан. Я расстроен, т.к. не могу его использовать. Я буду благодарен, чтобы для решения проблемы Вы сделали возврат средств или обмен товара. Я жду Вашего ответа и разрешения моей проблемы.

Посмотрите ещё один пример письма-жалобы, обратите внимание, каким образом недовольный клиент даёт понять директору магазина, что с ответом не стоит затягивать.

On September 23 I contacted your service center, 83 Baker Street, to repair a TV. The TV still does not work properly and I was billed the full amount for repair. Enclosed the copies of guarantees and checks. I look forward to your reply and will wait until September 30 before seeking help from a consumer protection agency.

«Уважаемый Мистер Миллер,

23 сентября я обратился по поводу ремонта телевизора в Ваш сервисный центр на 83 Бэйкер Стрит. Телевизор до сих пор не работает должным образом, а мне предоставили счёт за полный ремонт. В приложении копии гарантии и чеки. Я жду Вашего ответа и буду ожидать до 30 сентября перед тем, как искать помощи в Обществе защиты прав потребителей.

Совет: сохраните копию отосланного Вами письма.

Следующее письмо-жалоба на английском было написано недовольным клиентом ресторана.

«Dear Sir or Madam,

I dined with my family at your restaurant on 1 st October at 9.00 pm. We were planning to enjoy our dinner and to celebrate an important for us event. I should tell you that our visit to your restaurant was very disappointing. The waiter (tall red-haired man) was very unfriendly, he didn’t answer our questions and was very rude. He dared to make improper comments which was very outrageous.

Our friends recommended the place for its top-class service and fine food. We were very dissatisfied and shocked. I would like to know what are you going to do to rectify the poor service you are offering to your clients?

I look forward to receiving a response.

Обратите внимание: недовольному клиенту неизвестно имя или пол директора ресторана, поэтому он использует классическую фразу «Dear Sir or Madam».

Давайте посмотрим на перевод жалобы и изучим новую лексику.

Я ужинал со своей семьёй в Вашем ресторане 1 октября в 9 часов вечера. Мы планировали насладиться ужином и отпраздновать важное для нас событие. Я должен сообщить Вам, что посещение Вашего ресторана стало разочарованием. Официант (высокий рыжеволосый мужчина) был очень недружелюбным, он не ответил на наши вопросы и был очень грубым. Он посмел делать неприличные комментарии, что было очень возмутительно.

Жду Вашего ответа.

Лексика из писем

• To perform – выполнять работу.
• Unfortunately – к сожалению.
• To be broken – быть сломанным.
• To be disappointed (disappointing) – быть расстроенным (вызывающий разочарование).
• In addition – в добавок, к тому же.
• To bill – выставлять счёт.
• Amount – сумма.
• To resolve (resolution) – решать (решение).
• Properly – должным образом.
• Enclosed – прилагаемый.
• Consumer protection agency – Общество защиты прав потребителей.
• To enjoy – наслаждаться.
• To celebrate – праздновать.
• To be rude – быть грубый.
• Improper – непристойный.
• Dissatisfied – недовольный.
• Shocked – шокированный.
• To rectify – поправлять, исправлять.

Дополните свой словарь ещё несколькими фразами из видео:

Complaint letter - примеры писем-жалоб на английском языке

Читайте и изучайте разнообразные примеры писем-жалоб на английском языке. Письма представлены с переводом на русский.

Письмо 1

7834 17th Street

9034 Commerce Street

I am writing to inform you that yesterday I got my new TV set which was delivered by your delivery service. The package was undamaged so I signed all documents and paid the rest of the sum. But when I unpacked it I found several scratches on the front panel. I would like you to replace the item or give me back my money. Please let me know your decision within 2 days.

От: г-н Джек Люпин

7834 17-ая стрит, Детройт, Мичиган

Кому: Электроникс Лтд

9034 Коммерс стрит, Детройт, Мичиган, США 90345

Я пишу Вам, чтобы сообщить о том, что вчера я получил свой новый телевизор, который был доставлен Вашей службой доставки. Упаковка была без видимых повреждений, поэтому я подписал все документы и заплатил оставшуюся сумму. Но когда я вскрыл упаковку, то обнаружил несколько царапин на передней панели. Я бы хотел заменить телевизор на другой или вернуть свои деньги. Пожалуйста, сообщите мне о своем решении в течение 2 дней.

Mr William Black

7834 Grand Street

9034 Denver Street

February 24, 2012

I would like to let you know that one of your employees was rude with me. I am the permanent client of your café and have lunches here almost every day and have never seen such bad service. It happened yesterday and I have 2 witnesses of improper behavior of one of the waiters. The waiter’s name is Kate Sullivan. She was rude while taking the order and serving me. I would like you to take measures to prevent such incidents in the future.

От: г-н Уильям Блэк

7834 Гранд стрит, Даллас, Техас

9034 Денвер стрит, Даллас, Техас, США 90345

Я бы хотел, чтобы Вы знали, что один из Ваших сотрудников мне нагрубил. Я являюсь Вашим постоянным клиентом и обедаю у Вас почти каждый день, но никогда не сталкивался с таким плохим обслуживанием. Это произошло вчера, у меня есть 2 свидетеля ненадлежащего поведения одной из официанток. Ее зовут Кейт Салливан. Она грубила, когда принимала заказ и обслуживала меня. Я бы хотел, чтобы Вы предприняли меры для предотвращения подобных инцидентов в будущем.

9034 Cooper Street

A week ago I asked one of the specialists in your Department, Paola Hendricks, to help me answer one question concerning my rights as an employee. She gave me an answer but I had some doubts about it and decided to make my own research, found necessary information and consulted with a lawyer. The lawyer confirmed my research and said that her answer was absolutely wrong. As it was very important for me to know the right answer and I could have become victim of the wrong information, I would like to complain about the mistake of one of your specialists which cost me time and money. Please let me know your opinion about the situation.

От: Джерри Пэрроу, менеджер по продажам, СтенлиКо Лтд

9034 Купер стрит, Фресно, Калифорния,

Кому: г-же Салли Свифт, менеджер по персоналу, СтенлиКо Лтд

Неделю назад я попросил одного из специалистов в твоем отделе, Паолу Хендрикс, помочь мне ответить на один вопрос относительно моих прав как работника. Она мне ответила, но у меня остались сомнения, и поэтому я решил сделать свое собственное исследование, нашел необходимую информацию и проконсультировался с юристом. Юрист подтвердил, что я был прав, и сказал, что ее ответ абсолютно не верен. Поскольку мне было очень важно знать правильный ответ, и я мог просто пострадать из-за неверной информации, то я бы хотел тебе пожаловаться на ошибку твоего специалиста, которая стоила мне времени и денег. Пожалуйста, сообщи мне свое мнение по этой ситуации.

Менеджер по продажам

9034 East Street

I am regretting that I have to complain about the delivery service of your company. On June, 5 I bought a washing machine in your shop and ordered delivery. According to the contract it had to be delivered yesterday in the morning that is between 9 a.m. and 12 a.m., but it was delivered at 03.30 p.m.! When it was almost 12 a.m. I called the delivery department and they promised to deliver a washing machine in half an hour. But I had been waiting for more than 3 hours after that until it was delivered. I think it is absolutely inappropriate situation and I need to have some compensation because I had to miss the whole working day and lost my salary for it.

От: Джим Моррисон

9034 Ист стрит, Сакраменто, штат Калифорния, США 90345

Кому: Электроуорлд Лтд

4567 Маркони стрит, Сакраменто, штат Калифорния

Мне очень жаль, что приходится жаловаться на службу доставки Вашей компании. 5 июня я купил стиральную машину в Вашем магазине и заказал доставку. Согласно условиям договора ее должны были доставить вчера утром между 9 и 12 часами, но доставили только в половине четвертого! Около 12 я звонил в отдел доставки и мне пообещали привезти мой заказ в течение получаса. Но я прождал еще более 3 часов прежде чем машинка была доставлена. Я считаю, что это абсолютно недопустимая ситуация и мне нужна компенсация, поскольку я пропустил целый рабочий день и не получу оплату за него.

Письмо-жалоба на английском языке (letter of complaint), рекламация и письмо-требование (claim)

Не секрет, что деловая переписка строится не только на просьбах и предложениях, но и на жалобах, которые одна сторона может предъявлять другой. Так, письмо-жалоба на английском языке или, как его еще называют, письмо рекламация является предъявлением претензией, обоснованность которых определяется исходя из сути требований. Так, letter of complaint может иметь несколько видов исходя из типа предъявляемых претензией. Кроме того, существует еще и письмо требование, которое подразумевает не просто жалобу, а возмещение некоторого ущерба, возврат средств и пр. Поэтому необходимо определить, что собой представляет рекламация и требование, привести пример по-английски для обоих видов корреспонденции, а также перечислить возможные типы таких документов.



Характеристики письма-жалобы

• Если приобретенный товар не соответствует заявленному производителем или поставщиком качеству;
• Если определенный товар не совпадает по количеству, заранее заявленному при покупке;
• Если цена на товар была изменена без предварительного согласования с покупателем.

Важно помнить, что, несмотря на претензионное настроение автора письма, текст должен быть выдержан в определенном стиле, он не должен содержать грубые реплики или выражения, иначе документ нельзя будет отнести к business переписке, и такое письмо будет рассматриваться как явное нарушение деловой этики.

Образец письма, как правило, включает в себя ряд оформительских норм. Так, классический вариант letter of complaint подразумевает наличие следующих пунктов в тексте:

• Наименование стороны (организации), отправляющей жалобу;
• Основание претензии: номер, указанный в конкретном заявлении, накладной, договоре и пр.
• Наименование и количество товара;
• Доказательства (при наличии) полученного ущерба;
• Конкретные требования по возмещению всех убытков.


Написать письмо-жалобу несложно, особенно если использовать типичные фразы и конструкции, часто применяемые в такой корреспонденции. Ниже представлены такие выражения с переводом:

I am writing to you to complain about the service… – Я пишу вам с жалобой по поводу услуги…
I regret to inform you that… – Мне жаль сообщать вам, что…
You can imagine our disappointment when… – Вы можете представить наше разочарование, когда…
You can imagine our feelings when… – Вы представляете наши чувства, когда…
I feel we deserve… – Мне кажется, мы вправе рассчитывать…

Как видно, при переводе таких фраз на английский смысл не искажается и суть жалобы вполне прослеживается.
Ниже представлен один из вариантов того, как можно писать рекламацию:



Ответ на рекламацию



Характеристики письма-требования

Письмо-требование во многом напоминает жалобу. Однако отправитель такого документа, как правило, является официальным лицом, которое намерено взыскать со второй стороны определенную компенсацию, товар или другую услугу, ссылаясь на законные основания. Так, например, банки довольно часто пользуются такой перепиской, требую от своих клиентов оплатить долг и присылая текс на официальном бланке.

Это также может быть требование о предоставлении документов, одна сторона пишет другой, к примеру, с целью получить подтверждение личности. Как правило, letter of claim является типичным письмом для требования выплат со стороны должников. Вся информация об уплате, сумме долга и возможных сроках обычно указывается в тексте для того, чтобы получатель имел полную информацию о вопросе и возможных последствиях.

Ниже представлено письмо требование об оплате задолженности образец которого может быть использован как шаблон для составления документа подобного типа. Фразы, употребляемые в нем, часто являются типичными для такой корреспонденции и вполне могут быть использованы в качестве клише:



Таким образом, все вышеупомянутые правила составления жалоб и претензий должны учитываться, так как даже такие письма с явным негативным подтекстом должны оформляться в соответствии с основами деловой этики для того, чтобы отправителя не обвинили в излишней грубости и невежестве. Кроме того, правильно составленные рекламации или требования существенно повышают шансы на то, что претензии, заявленные в документах, будут удовлетворены, и сторона-отправитель останется удовлетворенной.

Письмо-жалоба

Письмо должно содержать всю необходимую информацию, касающуюся данной услуги или товара. Напишите полное название и описания товара, дату приобретения или указания услуги и т.д. Ваша цель – объяснить все детали, но не перегружать письмо ненужными подробностями. Кроме того, необходимо указать ваши пожелания, условия и сроки устранения проблем.

Кому адресовать данное письмо?

При приобретении товара или заключении договора на предоставление услуг вы получаете контактный адрес или телефон человека, который может решить все возникшие сложности. Обычно в небольших компаниях эти вопросы решает владелец компании. В организациях среднего уровня – его заместитель или высший руководящий состав. В крупных компаниях обычно существует отдел по работе с клиентами, который занимается решением таких вопросов.

Из каких основных частей состоит письмо?

1. Вступление

Name of Contact Person
Полное имя адресата (если известно)

Title, if available
Company Name
Название компании

Consumer Complaint Division
Отдел по работе с клиентами

Street Address
City, State, Zip Code
Адрес компании

Dear (Contact Person):
Обращение

2. Введение, содержащее информацию приобретенном товаре либо услуге.

On (the 1st of July), I (bought, leased, rented, or had repaired) a (name of the product, with serial or model number or service performed) at (location and other important details of the transaction).
1 июля я (приобрел, сдал в наем, арендовал, отремонтировал) (полное название товара с серийным номером или вид услуги) по адресу … (далее указывается другая важная информация о совершенной сделке)

I am writing to draw your attention to a problem in your customer service section.
Я пишу, чтобы привлечь ваше внимание к проблеме в отделе по работе с клиентами.

I wish to complaint in the strongest possible terms about the treatment I received from a member of your staff
Я бы хотел выразить претензии к обращению со мной вашего сотрудника.

I am writing to express my strong dissatisfaction with the goods I received this morning.
Я пишу, чтобы выразить недовольство продуктами, полученными сегодня утром.

I am writing to complain about the quality of the product I purchased on-line from your website.
Я пишу, чтобы выразить недовольство качеством продуктов, заказанных на вашем сайте.

I am writing in connection with the negative attitude of a member of your staff.
Я пишу в связи с негативным отношением члена вашей компании.

3. Описание возникшей проблемы

Unfortunately, your product (or service) has not performed well (or the service was inadequate) because (state the problem). I am disappointed because (explain the problem: for example, the product does not work properly, the service was not performed correctly, I was billed the wrong amount, something was not disclosed clearly or was misrepresented, etc.).
К сожалению, ваш товар (услуга) не отвечает необходимым требованиям, так как (указывается проблема). Я разочарован, поскольку (объясняется ситуация: например, прибор плохо работает некачественно, мне предъявили неправильную сумму к оплате, что-то не было объяснено)

The equipment I ordered has still not been delivered, despite my phone call to you last week to say that it was needed urgently.
Заказанное оборудование все еще не доставлено, несмотря на то, что я уже звонил вам на прошлой неделе и сообщил, что оно требуется немедленно.

To resolve the problem, I would appreciate it if you could (state the specific action you want-money back, charge card credit, repair, exchange, etc.). Enclosed are copies of my records (include copies of receipts, guarantees, warranties, cancelled checks, contracts, model and serial numbers, and any other documents).
Для решения проблемы я был бы благодарен варианту, если бы вы (указываются ваши требования: вернули деньги, кредит, провели ремонт, произвели обмен и т.д.) Копии документов прилагаются (приложите копии квитанции, гарантийный талон, аннулированые чеки, контракты и другие документы.)

I look forward to your reply and the resolution of my problem, and will wait until (set a time limit) before seeking help from a consumer protection agency or the Better Business Bureau. Please contact me at the above address or by phone at (home and/or office numbers with area code).
Я жду вашего ответа с решением по моей проблеме и буду ждать до (указывается крайний срок) прежде чем обратиться за помощью в организацию по защите прав потребителей. Свяжитесь со мной по следующему адресу или телефону (уазывается адрес и номер телефона)

Please deal with this matter urgently. I expect a reply from you by tomorrow morning at the latest.
Пожалуйста, решите эту проблему немедленно. Я жду вашего ответа не позднее завтрашнего утра.

I insist on a full refund otherwise I will be forced to take the matter further.
Я настаиваю на полном возмещении расходов, иначе я буду вынужден …

Unless I receive the goods by the end of this week, I will have no choice but to cancel my order.
Если я не получу данный товар до конца недели, у меня не будет другого выбора, кроме как аннулировать заказ.

I hope that you will deal with this matter promptly as it is causing me considerable inconvenience.
Я надеюсь, вы разберетесь с этим делом немедленно, поскольку это доставляет мне серьезные неудобства.

www.englishforbusiness.ru

Как писать письмо-жалобу и письмо-извинение на английском языке

Составление формальных писем - задача непростая, особенно когда приходится писать их на английском языке. Но есть способ сделать это быстро и просто - использовать готовые шаблоны фраз. В этой статье мы расскажем, как писать письмо-жалобу и письмо-извинение на английском языке и какие фразы для этого использовать. Мы также приложим образцы этих писем на английском, чтобы по ним вы смогли написать свое письмо.

Кстати, мы уже рассказывали о том, как писать другие виды формальных писем в статье «Как писать письмо-просьбу и письмо-заявление на английском языке». Советуем ознакомиться и с этой статьей. А еще не забудьте почитать наше руководство о том, как писать email на английском языке.

Письмо-жалоба на английском языке. Letter of complaint

Как следует из названия, письмо-жалобу на английском языке мы пишем, когда чем-то недовольны. Например, мы хотим обратить внимание руководства на некачественное обслуживание, некорректное поведение сотрудника или жалуемся на некачественный товар.

По сравнению с другими видами писем letter of complaint - самое эмоциональное письмо. Чаще всего оно окрашено негативными эмоциями: недовольством, раздражением, злостью. Тем не менее не следует во всех красках и ярких эпитетах описывать свое недовольство и уж точно не следует опускаться до грубостей и оскорблений. Letter of complaint относится к формальному виду писем, поэтому и тон должен сохраняться официальный. Согласитесь, вряд ли найдется человек, который захочет читать письмо, полное личных оскорблений, и после этого решать возникшую проблему.

Если цель вашей жалобы - обратить внимание на некоторые недостатки, то лучше сохранять нейтральный тон повествования. В случае же серьезных претензий следует придерживаться настойчивого, иногда даже требовательного тона. Давайте посмотрим, какие фразы мы будем использовать в таких письмах.

Прежде чем приступить к самому письму, мы должны поздороваться с человеком . Используйте для этого следующие фразы:

• Правила нумерацию страниц Изложение текста и оформление работ следует выполнять в соответствии с требованиями ГОСТ 7.32 – 2001. 1 Текст работ следует печатать, соблюдая следующие требования: текст набирается шрифтом Times New Roman кеглем не менее 12, строчным, без выделения, с […]
• Оформление курсовой работы по ГОСТу: образец Очень часто студенты пренебрегают таким важным аспектом, как оформление научно-исследовательской работы. Это может быть доклад, реферат, статья или курсовая работа, правильное оформление которых сможет повысить вашу успеваемость. Конечно, в […]
• Свойства степени Напоминаем, что в данном уроке разбираются свойства степеней с натуральными показателями и нулём. Степени с рациональными показателями и их свойства будут рассмотрены в уроках для 8 классов. Степень с натуральным показателем обладает несколькими важными свойствами, […]
• Доходность НПФ Сбербанка В связи с проведением реформы пенсионного страхования, многих людей интересует: на какую доходность можно рассчитывать вкладчикам НПФ Сбербанка в 2018 году? Ведь именно сюда предпочитают обращаться большинство россиян для сохранения и приумножения своей […]
• Оформление загранпаспорта в Нижнем Новгороде Вы не знаете где быстро оформить и получить загранпаспорт в городе Нижний Новгород, а так же в Дзержинске или в Кстово? Не можете разобраться в бесконечных инструкциях по заполнению анкеты на оформление загранпаспорта? Надоело стоять в […]
• Требования по оформлению контрольных работ ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ПИСЬМЕННЫХ РАБОТ 1.Работа выполняется печатным способом с использованием компьютера и принтера на одной стороне листа формата А4 через полтора (1,5) интервала. Тип шрифта (гарнитура) - Times New Roman, кегль […]
• Письмовник Техническое оформление текста Информация, размещенная на странице в Интернете, является электронным ресурсом удаленного доступа. Описание электронных ресурсов локального и удаленного доступа регулируется ГОСТ 7.82 - 2001 «Библиографическая запись. Библиографическое описание […]
• Приказ минобрнауки россии от 26122013 1408 МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 26 декабря 2013 г. N 1408 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРИМЕРНЫХ ПРОГРАММ ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБУЧЕНИЯ ВОДИТЕЛЕЙ ТРАНСПОРТНЫХ СРЕДСТВ СООТВЕТСТВУЮЩИХ КАТЕГОРИЙ И ПОДКАТЕГОРИЙ Во исполнение […]

Читайте и изучайте разнообразные примеры писем-жалоб на английском языке. Письма представлены с переводом на русский.

Письмо 1

7834 17th Street

Detroit, Michigan

9034 Commerce Street

Detroit, Michigan

I am writing to inform you that yesterday I got my new TV set which was delivered by your delivery service. The package was undamaged so I signed all documents and paid the rest of the sum. But when I unpacked it I found several scratches on the front panel. I would like you to replace the item or give me back my money. Please let me know your decision within 2 days.

От: г-н Джек Люпин

7834 17-ая стрит, Детройт, Мичиган

Кому: Электроникс Лтд

9034 Коммерс стрит, Детройт, Мичиган, США 90345

Уважаемые господа,

Я пишу Вам, чтобы сообщить о том, что вчера я получил свой новый телевизор, который был доставлен Вашей службой доставки. Упаковка была без видимых повреждений, поэтому я подписал все документы и заплатил оставшуюся сумму. Но когда я вскрыл упаковку, то обнаружил несколько царапин на передней панели. Я бы хотел заменить телевизор на другой или вернуть свои деньги. Пожалуйста, сообщите мне о своем решении в течение 2 дней.

С уважением,

Джек Люпин

Письмо 2

Mr William Black

7834 Grand Street

9034 Denver Street

February 24, 2012

I would like to let you know that one of your employees was rude with me. I am the permanent client of your café and have lunches here almost every day and have never seen such bad service. It happened yesterday and I have 2 witnesses of improper behavior of one of the waiters. The waiter’s name is Kate Sullivan. She was rude while taking the order and serving me. I would like you to take measures to prevent such incidents in the future.

От: г-н Уильям Блэк

7834 Гранд стрит, Даллас, Техас

Кому: Фуд&Ко

9034 Денвер стрит, Даллас, Техас, США 90345

Уважаемые господа,

Я бы хотел, чтобы Вы знали, что один из Ваших сотрудников мне нагрубил. Я являюсь Вашим постоянным клиентом и обедаю у Вас почти каждый день, но никогда не сталкивался с таким плохим обслуживанием. Это произошло вчера, у меня есть 2 свидетеля ненадлежащего поведения одной из официанток. Ее зовут Кейт Салливан. Она грубила, когда принимала заказ и обслуживала меня. Я бы хотел, чтобы Вы предприняли меры для предотвращения подобных инцидентов в будущем.

С уважением,

Уильям Блэк

Письмо 3

9034 Cooper Street

Fresno, California

9034 Cooper Street

Fresno, California

A week ago I asked one of the specialists in your Department, Paola Hendricks, to help me answer one question concerning my rights as an employee. She gave me an answer but I had some doubts about it and decided to make my own research, found necessary information and consulted with a lawyer. The lawyer confirmed my research and said that her answer was absolutely wrong. As it was very important for me to know the right answer and I could have become victim of the wrong information, I would like to complain about the mistake of one of your specialists which cost me time and money. Please let me know your opinion about the situation.

Yours sincerely,

От: Джерри Пэрроу, менеджер по продажам, СтенлиКо Лтд

Кому: г-же Салли Свифт, менеджер по персоналу, СтенлиКо Лтд

9034 Купер стрит, Фресно, Калифорния,

Уважаемая Салли,

Неделю назад я попросил одного из специалистов в твоем отделе, Паолу Хендрикс, помочь мне ответить на один вопрос относительно моих прав как работника. Она мне ответила, но у меня остались сомнения, и поэтому я решил сделать свое собственное исследование, нашел необходимую информацию и проконсультировался с юристом. Юрист подтвердил, что я был прав, и сказал, что ее ответ абсолютно не верен. Поскольку мне было очень важно знать правильный ответ, и я мог просто пострадать из-за неверной информации, то я бы хотел тебе пожаловаться на ошибку твоего специалиста, которая стоила мне времени и денег. Пожалуйста, сообщи мне свое мнение по этой ситуации.

С уважением,

Джерри Пэрроу,

Менеджер по продажам

Письмо 4

9034 East Street

Electroworld Ltd

I am regretting that I have to complain about the delivery service of your company. On June, 5 I bought a washing machine in your shop and ordered delivery. According to the contract it had to be delivered yesterday in the morning that is between 9 a.m. and 12 a.m., but it was delivered at 03.30 p.m.! When it was almost 12 a.m. I called the delivery department and they promised to deliver a washing machine in half an hour. But I had been waiting for more than 3 hours after that until it was delivered. I think it is absolutely inappropriate situation and I need to have some compensation because I had to miss the whole working day and lost my salary for it.

От: Джим Моррисон

9034 Ист стрит, Сакраменто, штат Калифорния, США 90345

Кому: Электроуорлд Лтд

4567 Маркони стрит, Сакраменто, штат Калифорния

Уважаемые господа,

Мне очень жаль, что приходится жаловаться на службу доставки Вашей компании. 5 июня я купил стиральную машину в Вашем магазине и заказал доставку. Согласно условиям договора ее должны были доставить вчера утром между 9 и 12 часами, но доставили только в половине четвертого! Около 12 я звонил в отдел доставки и мне пообещали привезти мой заказ в течение получаса. Но я прождал еще более 3 часов прежде чем машинка была доставлена. Я считаю, что это абсолютно недопустимая ситуация и мне нужна компенсация, поскольку я пропустил целый рабочий день и не получу оплату за него.

С уважением,

Джим Моррисон

Письмо 5

9034 Cooper Street

Fresno, California

4567 Golden Street

Fresno, California

On May, 31 I gave you my computer to be repaired in your company. There were troubles with loading. I paid for repairing and got it back a week later on June, 7. At first everything was ok, but two days later the trouble returned. I would like you to take it back for repairing as soon as possible without any additional payments. I attach all receipts and our contract of repairing. If you assume that you have already done your best to repair my computer, then I would like to get my money back so that I could repair it in another company. I look forward to your reply and a resolution to my problem.

От: Фред Томпсон,

9034 Купер стрит, Фресно, Калифорния, США 90345

Кому: г-н Джим Фрэнк, генеральный директор Софт Плюс

4567 Голден стрит, Фресно, Калифорния

Уважаемый г-н Фрэнк,

31 мая я отдал Вам свой компьютер для ремонта в Вашей компании. У него были проблемы с загрузкой. Я заплатил за ремонт и получил его обратно спустя неделю, 7 июня. Сначала все было в порядке, но спустя 2 дня проблема вернулась. Я бы хотел снова сдать его в ремонт как можно скорее без дополнительной оплаты. Прилагаю все чеки и договор о ремонте. Если вы полагаете, что сделали уже все что могли, чтобы отремонтировать мой компьютер, то я бы хотел вернуть свои деньги, чтобы сделать ремонт в другой компании. Жду Вашего ответа и решения моей проблемы.

С уважением,

Фред Томпсон